Il tempo vola… Come gestire efficacemente il proprio tempo

Ci lamentiamo sempre che il tempo non basta, che ne abbiamo poco e che le cose da fare sono troppe e non riusciamo a fare tutto… vero, sicuramente le cose da fare sono aumentate e ci viene richiesta un’efficienza e una velocità di esecuzione sempre maggiore, però è possibile non “subire” passivamente quello che ci accade con alcuni accorgimenti.

Innanzitutto è necessario pensare al tempo come ad una “risorsa” al pari delle altre, come se fosse una materia prima oppure del denaro, con una sua specifica quantificazione.
Questa presa di consapevolezza della risorsa tempo va concretizzata sia in termini consuntivi (cosa ho fatto oggi?) sia in termini prospettici (come mi organizzo dovendo fare questo lavoro e avendo questo tempo a disposizione?)
Pensare in termini consuntivi vuol dire fermarsi e prendere coscienza di come si è impiegato il tempo della giornata, magari utilizzando un file di excel o per i più “tecnici” utilizzando un programma specifico. E’ fondamentale non sentirci in colpa se ci rendiamo conto che gran parte del nostro tempo si è volatilizzato in attività che non sono direttamente produttive, sia perché nella nostra attività professionale è fondamentale curare le relazioni e la formazione sia perché se veramente destiniamo troppa parte della nostra giornata ad attività improduttive prenderne coscienza ci consente di cambiare il nostro comportamento.
Il pensare a “consuntivo” ci aiuta anche a capire quanto tempo abbiamo dedicato ad attività che non abbiamo concluso, permettendoci magari di chiuderle in un momento successivo oppure di evitare in futuro di ripetere l’errore di iniziare troppe cose e di disperderci.
Il consiglio è in ogni caso di tenere traccia scritta dell’utilizzo del proprio tempo, perché superata la resistenza iniziale in breve tempo l’utilità che ne trarremo sarà grande e si trasformerà in maggiore fatturato perché potremo utilizzare i dati raccolti per parcellare le prestazioni ai clienti, evitando di dimenticare attività o anche solo dimostrando ai clienti il tempo che gli abbiamo dedicato.
Utilizzare la risorsa tempo in termini prospettici vuol invece dire pensare e programmare il nostro tempo futuro, in modo da prevedere e contingentare il tempo che vogliamo dedicare alle diverse attività.
Ad esempio, sapendo che domani avrò otto ore di tempo lavorativo a disposizione, potrei programmare di dedicare un’ora alla formazione, un’altra ora all’amministrazione dello studio, tre ore da un cliente per un appuntamento, due ore in telefonate e mail, un’ora a mettere ordine sulla scrivania e/o sul desktop, ecc.ecc.
Sulla programmazione futura ci sarebbe molto da dire, con lo stesso criterio si possono ad esempio impostare le dichiarazioni dei redditi… il “tempo delle dichiarazioni” è più o meno sempre lo stesso, ogni settimana ha sempre cinque giorni lavorativi (straordinari esclusi…), le ore dei giorni lavorativi sono sempre otto (straordinari esclusi), il tempo da dedicare alle dichiarazioni dei redditi può quindi essere calcolato in un monte ore “X” che non dobbiamo sforare, pena rischio esaurimento o divorzio…

In commercio esistono molti programmi che consentono un’analisi molto più approfondita e precisa di quanto suggerito sopra, però al di là del programma utilizzato l’importante è comunque iniziare a prendere coscienza dell’importanza della gestione del tempo, e quindi dedicare del tempo alla gestione del proprio tempo… attraverso piccoli cambiamenti giornalieri che ci aiuteranno a lavorare meglio.

Articolo a cura di Emanuela Barreri. Pubblicato su RATIO MATTINA il 12.09.2016

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