Le riunioni sono utili, ma sono anche efficaci?
Sappiamo tutti che le riunioni sono utili, ma molto spesso abbiamo la sensazione, o la certezza, di aver perso tempo inutilmente e cominciamo a pensare che sarebbe meglio non farle.
Questo pensiero è l’inizio della fine! La tentazione è forte e in breve tempo ci troveremo a non farle più. Ma questo significherebbe rinunciare a un prezioso strumento di gestione, sia che si stia operando in una piccola azienda sia che si stia operando in uno studio professionale.
Quali sono i segreti per rendere efficaci le riunioni?
Innanzitutto chi “conduce le danze” – capo, direttore, titolare di studio – deve crederci ed essere il primo ad essere presente e puntuale. Questo significa iniziare la riunione anche se gli altri non sono ancora arrivati.
In questo modo ben presto anche gli altri si adegueranno, e a poco a poco crederanno anche loro nello strumento. Se non si può proprio essere presenti – anzi dopo un po’ che le riunioni vengono fatte sarebbe interessante “testare la situazione”, mancando qualche volta, bisogna far sì che la riunione si svolga comunque. Altrimenti sussiste il rischio di essere accentratori e che sia indispensabile la nostra presenza… non solo in riunione, ma anche durante il normale svolgimento dell’attività produttiva.
In questi casi è necessario che ci si informi su cosa è stato detto e deciso, in modo da essere “presenti” con la propria partecipazione emotiva a posteriori.
Altri accorgimenti utili sono la verbalizzazione e il tenere i “tempi”, in modo da dare contenimento alle discussioni che spesso degenerano e rendono effettivamente inefficace la riunione.
Verbalizzare ci aiuta a monitorare l’efficacia della riunione
Per quanto riguarda la verbalizzazione, non è necessario scrivere nel dettaglio tutto quanto viene detto. L’importante è elencare schematicamente gli argomenti affrontati e soprattutto che cosa ci si è impegnati a fare, nonché chi la farà.
Nella riunione successiva è altrettanto importante riprendere quanto deciso nella riunione precedente e verificare lo stato avanzamento lavori. Uno dei problemi più frequenti è quello di lasciare inevaso quanto deciso, o peggio di non ricordarsi quanto si è deciso!
Tenere i tempi delle riunioni per renderle più efficaci e… dritte al punto
Il “tenere il tempo” della riunione è forse il compito più difficile!
Il predestinato a questo ingrato compito deve sfoggiare doti di fermezza ed elasticità allo stesso tempo. Infatti, non basta stabilire in anticipo l’ordine degli argomenti da affrontare e il tempo preventivato per le discussioni, che vanno comunicati prima della riunione ed interiorizzati da tutti. Fondamentale è tenere i tempi anche nel “qui ed ora” della riunione. Decidere se lasciare più tempo ad un argomento rispetto ad un altro, senza urtare la sensibilità di chi sta parlando e cogliendo sfumature impossibili da preventivare prima della riunione è un’arte da affinare!
Questo compito è importantissimo, perché la maggior parte delle frustrazioni post- riunioni sono dovute proprio alle sensazioni di aver perso tempo in discussioni inutili o di non essere riusciti a parlare. Oppure il fastidio è dovuto ala sensazione che un argomento non sia stato affrontato con il dovuto grado di approfondimento.
Queste capacità di fermezza ed elasticità si acquisiscono solo con la pratica e il confronto con gli altri. Una buona regola potrebbe essere quella di fermarsi, dopo la riunione, per un breve confronto su come è andata la riunione stessa e su come migliorarla la volta successiva.
Naturalmente è necessario che alla base di tutto ci sia la disponibilità a mettersi in gioco.
Direttore, titolare di studio o capo non cambia, se lo vogliamo abbiamo tutti ampi margini di miglioramento.
Articolo originariamente apparso su Ratio Mattino il 5/7/2017 a cura di Emanuela Barreri
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