Negli Enti NO-Profit il conferimento dei dati personali da parte degli associati è un atto obbligatorio.
Il loro mancato, parziale o inesatto conferimento ha come diretta conseguenza l’impossibilità di instaurare il rapporto associativo con il socio e di svolgere l’attività dell’associazione.
Nella maggior parte dei casi si tratta di dati comuni, quali il nominativo, la data di nascita, l’indirizzo, il numero telefonico, l’e-mail, ma alle volte i dati raccolti e trattati possono anche essere “sensibili” quando si riferiscono ad uno o più elementi caratteristici dell’identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale della persona.
Se il trattamento dei dati personali all’interno dell’Ente NO-Profit non prevede dati “sensibili” o giudiziari sarà sufficiente predisporre un’informativa, inserendo al suo interno quanto previsto dal Codice della Privacy e dal Regolamento Europeo (GDPR), per fare conoscere agli interessati come vengono trattati e utilizzati i dati che li riguardano.
Nel caso in cui vengano conferiti all’Ente dati “sensibili” o “giudiziari”, la predisposizione di una semplice informativa non è sufficiente. In tal caso, per la raccolta ed il trattamento di tali dati, occorre anche il consenso del diretto interessato.
Cosa deve contenere l’informativa?
– l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento e del responsabile del trattamento;
– le finalità del trattamento, la base giuridica e le modalità di trattamento;
– le categorie di dati trattati;
– gli eventuali destinatari o le eventuali categorie di destinatari dei dati;
– il periodo di conservazione dei dati;
– i diritti dell’interessato;
– il luogo di trattamento e di conservazione dei dati;
– l’esistenza o meno di un processo decisionale automatizzato.
Le normative non specificano in quale modalità debba essere fornita l’informativa, ma ai fini di poter dimostrare di averla predisposta e comunicata è consigliabile la forma scritta allegandola alla domanda di adesione, l’inserimento sul sito internet dell’Ente o la sua spedizione tramite posta elettronica.
Un saluto da Stefano Barreri
Photo by Marten Newhall on Unsplash
