Può sembrare un argomento “scontato” ma, se utilizzato correttamente, il rimborso spese può essere di grande aiuto sia all’azienda sia al dipendente.
Quali tipologie di rimborso spese scegliere?
Iniziamo con il suddividere i rimborsi nelle 3 tipologie presenti:
- Rimborso analitico
- Rimborso chilometrico
- Rimborso forfettario
Il rimborso spese analitico
Il rimborso spese analitico consiste nella remunerazione delle spese sostenute dall’amministratore o dipendente.
Questa tipologia di rimborso si basa esclusivamente sui documenti correlati con le spese relative alla trasferta stessa.
Il rimborso spese chilometrico
Il rimborso chilometrico invece consiste nel rimborsare i chilometri percorsi per raggiungere il luogo di destinazione della trasferta.
Il calcolo dell’importo da rimborsare si basa sui valori riportati nelle tabelle ACI. Il valore presente in queste tabelle tiene conto non solo del costo del carburante, ma anche altri costi correlati, quali ad esempio l’assicurazione e la manutenzione del veicolo.
Il rimborso forfettario
Il rimborso forfettario costituito da cifre giornaliere che sono stabilite dalla norma e dipendono dalla tipologia di trasferta. Questa tipologia di rimborso comprende esclusivamente le spese di vitto e alloggio.
Ora che conosciamo la diversa la tipologia di rimborsi che possiamo gestire, l’aspetto importante è capire come possono convivere tra di loro queste spese.
Organizzare le spese e i rimborsi a supporto di dipendenti e amministratori
Ricordiamo che per la stessa spesa non è possibile ricevere più rimborsi.
Questo significa quindi che per la stessa trasferta si potrà richiedere ad esempio il rimborso forfettario, il rimborso chilometrico e il rimborso analitico per le spese di trasporto (quali ad esempio l’Autostrada).
Tale scelta implica che non si possa applicare il rimborso analitico delle spese del vitto e dell’alloggio.
Ovviamente nel caso in cui si dovesse richiedere il rimborso analitico di vitto o alloggio, il rimborso forfettario cala di valore giornaliero.
Il rimborso: uno strumento utile per supportare dipendenti e amministratori
Il rimborso è uno strumento che può diventare molto utile in un momento di difficoltà finanziaria quale il post Covid, per rimborsare l’amministratore almeno delle spese da lui sostenute non riuscendo ad assicurare il compenso solito.
È importante però sottolineare che l’efficientamento dei soli costi non può da solo assicurare la stabilità dell’azienda e la sua crescita.
Ciò che invece può diventare anche uno stimolo alla crescita del singolo e quindi alla crescita dell’azienda stessa, è il flexible benefit che abbiamo visto nella prima parte.
Articolo a cura di Manuela Mariotti
