Come ormai noto a tutti noi, con Legge di Bilancio 2018, dal 1° gennaio 2019 è stato introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica per la cessione di beni e prestazioni di servizi per la maggior parte degli operatori titolari di P.IVA residenti o stabiliti in Italia.
Il suddetto obbligo è esteso sia in caso di fatture attive (emesse), sia in caso di fatture passive (ricevute) e con riferimento sia ad operazioni tra P.IVA (operazioni B2B ossia Business to Business), sia ad operazioni verso privati (operazioni B2C ossia Business to Consumer).
Ma quanti di noi hanno capito ed approfondito l’importanza della consultazione e conservazione delle fatture elettroniche sul sito dell’Agenzia delle Entrate o come ciò venga gestito dal proprio programma di fatturazione elettronica?
Il presente articolo si pone l’obiettivo di guidarvi verso la consapevolezza dell’importanza di queste due operazioni e di fornirvi gli strumenti per poterle attivare immediatamente sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Per avere piena coscienza della necessità di queste due operazioni, è fondamentale per prima cosa analizzare alcuni termini:
- Il documento è la rappresentazione di un fatto. La garanzia di conservarlo nel tempo si è svolta in passato attraverso diversi supporti quali: argilla, cera, papiro, pergamena, stoffa, carta etc…
- Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Il computer è il supporto attraverso il quale ne abbiamo accesso e la funzione di perpetuazione avviene attraverso la conservazione digitale. Funzione regolata dagli articoli del CAD (Codice Amministrazione Digitale) che ne stabiliscono la modalità.
Nota bene:
La fattura elettronica è un documento informatico che se non conservato seguendo le norme contenute nel CAD, equivale ad un documento andato perso… con tutto ciò che ne consegue!
Qui trovi un approfondimento
Ma vediamo insieme nel dettaglio di cosa si tratta e come essere certi di aver provveduto all’attivazione di entrambe le operazioni sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Conservazione ditigale delle fatture elettroniche sito Agenzia delle Entrate:
Le garanzie richieste per una corretta conservazione digitale di un documento elettronico sono le seguenti:
- Affidabilità del contenuto del documento e del sistema utilizzato per la sua conservazione;
- Leggibilità ovvero possibilità di essere codificato e interpretato da un’applicazione informatica;
- Reperibilità nel tempo.
Perché tali garanzie siano tutte soddisfatte, è necessario procedere con l’attivazione della conservazione digitale accedendo alla propria area personale sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Nota bene:
L’adesione alla conservazione dura 3 anni e deve essere ogni volta rinnovata alla scadenza!!! Non si riceveranno avvisi dall’Agenzia delle Entrate quindi è importante che venga monitorata.
Le fatture emesse e ricevute con adesione attiva hanno un tempo di conservazione di 15 anni.
Di seguito la procedura per attivare l’adesione alla conservazione:
Link Agenzia delle Entrate
Accedere all’area riservata tramite il proprio SPID
Cliccare su Fatturazione elettronica e Conservazione
Posizionarsi sulla voce in alto Conservazione
Si aprirà la seguente videata dove sarà sufficiente flaggare tutti i riquadri ed inserire la data (retroattiva) di adesione alla conservazione attualmente al 01/01/2020 (tale data deve essere verificata ogni anno).
Successivamente sarà sufficiente cliccare su aderisci
Da questo momento tutte le fatture emesse e ricevute sono correttamente conservate digitalmente e a norma di legge sul sito dell’Agenzia delle Entrate ma ricorda di rinnovare l’adesione ogni 3 anni.
Il rinnovo alla scadenza del terzo anno prevede gli stessi passaggi ma, cliccando su Conservazione, si aprirà la seguente videata
Cliccando su aderisci al servizio si tornerà alla videata con riquadri da flaggare e data retroattiva da inserire nuovamente.
Questi i passaggi per aderire alla conservazione digitale sul sito dell’Agenzia delle Entrate ma è necessario verificare come venga gestita e quali le tempistiche della conservazione digitale sul proprio programma di fatturazione elettronica (ad esempio CGN comprende nel contratto la conservazione digitale di 10 anni di tutte le fatture emesse e ricevute sul programma).
Un consiglio… E’ buona cosa attivare la conservazione digitale sia sul sito Agenzia delle Entrate, sia sul vostro programma di fatturazione elettronica.
Consultazione delle fatture elettroniche sito Agenzia delle Entrate
Un’ altra importante operazione è relativa all’adesione alla Consultazione delle fatture elettroniche sul sito dell’Agenzia delle Entrate. L’importanza di tale attivazione è data dalla possibilità di visualizzare le fatture elettroniche sul portale dell’Agenzia delle Entrate diversamente non realizzabile.
Di seguito la procedura per attivare l’adesione alla consultazione:
Link Agenzia delle Entrate
Accedere all’area riservata tramite il proprio SPID
Cliccare su Fatture elettroniche ed altri dati IVA
Si aprirà la seguente videata
Cliccare su vai all’adesione nel riquadro azzurro in alto e successivamente aderisci ove richiesto. Al termine dell’operazione il riquadro diventerà verde e l’adesione verrà presa in carico dall’Agenzia delle Entrate che entro pochi giorni la renderà attiva.
La consultazione non richiede il rinnovo non avendo una scadenza.
Lo Studio Oltre il dato S.r.l. richiede ai propri clienti la delega alla consultazione della fatturazione elettronica al fine di procedere con gli adempimenti stabiliti nel mandato ma per questo… Verrete aggiornati a breve nella nostra newsletter!
Foto di Wesley Tingey su Unsplash
