Ciao!
Oggi vi parlerò di AMMINISTRAZIONE, anzi… di COSCIENZA AMMINISTRATIVA.
Se dovessi definire l’amministrazione la definirei come l’atto di previsione delle nostre capacità economiche e finanziarie. Però mi sembra troppo tecnico e riduttivo.
Partiamo dal fatto che l’amministrazione non fa solo quello.
Cosa fa l’amministrativo di una piccola media azienda?
Facciamo degli esempi: l’amministrativo di una PMI si occupa degli incassi e dei pagamenti, si occupa del pacchetto clienti, si preoccupa per i dipendenti, dalle visite mediche, al fornire loro i dispositivi migliori, cerca di individuare i migliori corsi di formazione, si occupa della sicurezza, si occupa della qualità dei fornitori e li sceglie meticolosamente facendo mille colloqui conoscitivi al fine di garantire un ottimo sevizio ad un buon prezzo. Si preoccupa di fornire il materiale per lavorare, ma lo sceglie allo stesso tempo conveniente e valido.
Se penso a me, a volte, senza accorgermene, le mie giornate le trascorro a parlare al telefono con banche, con clienti, con fornitori.
Insomma essere il responsabile amministrativo secondo me vuol dire avere la responsabilità della struttura in cui operi, che essa funzioni bene sia verso l’esterno sia verso l’interno.
L’amministrazione che porta avanti l’azienda
L’amministrazione è il motore dell’azienda. Metaforicamente parlando vedo l’azienda un po’ come un grande carro o una grande barca, di cui l’amministrazione è il motore: senza di essa non esisterebbe nulla. Questo è il motivo centrale che ci fa capire quanto in realtà sia importante ed indispensabile.
Il valore empatico della buona amministrazione
Possiamo però dare anche un valore morale ed etico all’amministrazione, rappresentandola come un cuore che da un lato pompa il sangue fino ad arrivare nelle zone più periferiche, dando vita all’azienda, ma dall’altro il suo punto ancora più forte penso sia l’identificarsi in qualcuno. Vi spiego meglio il mio concetto.
Cosa rende unica l’amministrazione? Cosa la rende il vostro “asso nella manica?
Gli amministrativi e l’empatia che essi sviluppano verso i clienti. Questo è quello che dà singolarità e umanità alla vostra azienda. Ed è questo il vero punto di forza. Il personale amministrativo ha il compito di trasmettere verso l’esterno la politica aziendale e per poterlo fare è importante che trasmetta emozioni ed empatia.
Posso portarvi diversi casi in cui emerge l’empatia, per esempio chiamare un cliente che è in difficoltà economica per cercare un accordo finanziario, detto sinceramente è molto pesante. Altrettanto difficile è rapportarsi con clienti scontenti, che a volte sono aggressivi e altre volte sono ermetici e se non trovi il modo giusto in cui rapportarti rischi di perdere il cliente e quindi recare un danno all’azienda.
Però ci sono anche casi piacevoli. A volte mi capita di chiamare un cliente e dirgli che non ho trovato l’incasso della fattura e poi chiedergli semplicemente “come stai?”. Questo perché non bisogna dare per scontato il motivo per il quale non ti hanno pagato, magari presi dalla routine ti hanno semplicemente dimenticato.
Ecco, essere comunicativi senza dare nulla per scontato è quello che vi renderà unici.
L’amministrazione si prende cura del cliente… e dell’azienda
Con i clienti a volte si vengono a creare dinamiche di solidarietà, altre volte scontri, ma gli amministrativi rimangono sempre i mediatori che si prendono cura dell’azienda prendendosi cura dei propri clienti.
Poi ci sono gli aspetti più tecnici. L’amministrativo carica le fatture, la prima nota, intrattiene i rapporti tra le banche, monitora gli incassi e pagamenti, questo è difficilissimo perché qualcosa, per quanto provi a pianificare la situazione, salta sempre.
Creare la coscienza amministrativa
Una buona organizzazione fa sì che si crei la “coscienza amministrativa”. Sviluppare la “coscienza amministrativa” aziendale vuol dire far riflettere le persone attraverso esperienze individuali o collettive che vanno a consapevolizzare la morale del gruppo, su tutti i processi amministrativi che si verificano nella propria azienda.
Il personale amministrativo ha sviluppato la propria “coscienza” non perché innata, ma perché si è trovato ad affrontare molte situazioni di difficoltà. Vi faccio un esempio che credo sia capitato a molti di voi.
Il giorno dei pagamenti apri il tuo scadenziario, avevi previsto di dover pagare 20.000 €. Hai ultimato i solleciti programmando di incassare 25.000 €, ma questi soldi in realtà non ci sono, perché i clienti non hanno rispettato gli accordi, e hai sull’estratto conto 8.000 €.
Trovarsi ad affrontare una situazione di questo tipo ci apre gli occhi: come possiamo trasmettere ai colleghi questa sensibilità se loro si occupano di altre cose e non vedono nulla di amministrativo?
Condividere il lato amministrativo dell’attività
Vi porto la mia esperienza. Inizialmente ho provato a spiegare le procedure e i compiti dell’amministrazione, ma questo si è rivelato inefficace. Presa coscienza del tentativo fallito, ho provato a costruire con i colleghi le procedure e ho iniziato a vedere qualche risultato, però era da migliorare. A questo punto, confrontandomi con i titolari ho deciso di rendere partecipi le persone durante la fatturazione, chiedendo un parere sull’importo della fattura o a cercare insieme la descrizione.
A questo punto il risultato è stato ottimo e sono arrivata alla conclusione che talvolta, far percepire ai collaboratori qual è il loro “valore” serve a renderli consapevoli.
Quindi tirando le somme il coinvolgimento emotivo delle persone è lo strumento che rende qualitativa l’amministrazione. Spiegare i compiti e le procedure è un passo successivo, perché solo una volta coinvolti, ci si apre all’applicazione e alla comprensione delle procedure.
Voi invece cosa ne pensate?
Che cosa rende importante la vostra amministrazione? Cosa la rende singolare? Come potete trasmettere ai vostri colleghi e ai vostri clienti la sua importanza?
Mi piacerebbe leggere le vostre risposte per avere nuovi spunti su cui riflettere: se lo desiderate, potete contattarmi a questi recapiti!
Buona giornata!
Photo by Clem Onojeghuo on Unsplash
